Định Dạng Trong Mail Merge

     

Định dạng số trong Mail Merge của Microsoft Word là một trong tính năng hữu dụng nhưng đôi khi, nó cũng tạo ra lỗi. Dưới đấy là cách khắc chế lỗi Mail Merge ko hiển thị xuất xắc sửa lỗi định hình số trong Mail Merge.

Bạn đang xem: định dạng trong mail merge


*

Microsoft Word chắc hẳn rằng là phần mềm soạn thảo văn bản không thể thiếu hụt trên vật dụng tính của khá nhiều người hiện nay nay. Lao lý này sở hữu tới cho những người dùng hàng loạt tính năng cung cấp biên tập, chỉnh sửa tài liệu hữu ích, trong số đó có Mail Merge. Hãy cùng Download.vn tìm kiếm hiểu ý nghĩa sâu sắc của khả năng này nhé!

Mail Merge trong Microsoft Word là gì?

Nếu biết giờ đồng hồ Anh, bạn dễ ợt nhận ra chức năng của nó. Mail Merge là hào kiệt trộn thư rất nổi bật của Microsoft Word. Nó rất là hữu ích, độc nhất vô nhị là khi bạn muốn gửi e-mail tới không ít người dân cùng lúc. Nhờ đó, các bước biên soạn, gửi thư điện tử của bạn sẽ không còn mất thời hạn như trước nữa. Mail Merge sẽ auto giúp bạn tạo thành nhiều bức thư gồm nội dung tương tự nhau để gửi tới những người bạn muốn. Tác dụng này được sử dụng khá thịnh hành trong doanh nghiệp.


*

Để sử dụng Mail Merge, các bạn cần sẵn sàng nội dung cơ bản và nguồn tài liệu như sau:

Nguồn dữ liệu là câu chữ tùy biến chuyển giữa những bức thư, ví dụ như tên tổ chức, doanh nghiệp, địa chỉ cửa hàng người nhận.Nội dung cơ phiên bản là phần tương tự nhau giữa các bức thư như nội dung chính, phiếu ưu đãi, địa điểm tổ chức hội nghị

Khi bạn phối kết hợp hai văn bản này, Mail Merge vào Word sẽ giúp bạn tạo nên hàng loạt e-mail để gửi đi thuộc lúc. Thật tuyệt yêu cầu không?


*

Cách sử dụng Mail Merge vào Word khá đối kháng giản. Mặc dù nhiên, thỉnh phảng phất nó cũng phát sinh lỗi khi định dạng số. Bạn không cần thiết phải quá lo lắng, dưới đây là cách định dạng số vào Mail Merge và lý giải sửa lỗi liên quan.

Cách định dạng số trong Mail Merge

1. Chọn trường, ví dụ về phong thái định dạng số tiền trong mail merge - Amount ở đoạn sau:


*

2. Nhấn + F9 nhằm mở code của trường đó hoặc bấm chuột phải vào ngôi trường Mail Merge và lựa chọn Toggle Field Code. Các bạn sẽ thấy code thực đến trường đó vẻ bên ngoài như sau: MERGEFIELD Amount .

3. Chỉnh sửa trường bằng cách chèn code đưa số vào cuối trường đó. Ví dụ: Để hiển thị format tiền tệ, thay đổi trường hiển thị dưới dạng MERGEFIELD Amount # $,0.00 .

4. Nhấn + F9 một đợt nữa.

5. Đặt con trỏ sống vị trí bất kỳ và thừa nhận phím F9 để update nó. Hoặc nhấp chuột phải vào trường đó và lựa chọn Update Field.

6. Coi trước tác dụng để xác thực số hiển thị sinh hoạt định dạng bạn có nhu cầu thấy vào tài liệu. Ví dụ, số tiền đã hiện bên dưới dạng $1,000.00.


7. Chạy Mail Merge.

Đáng tiếc, việc làm chủ tất cả tác dụng của Mail Merge rất có thể khiến các bạn phải nhức đầu. Một trong những rắc rối của kỹ năng trộn thư là nó cần thiết định dạng chuẩn xác số trong bảng tính Excel. Ví dụ, kết quả bán sản phẩm trong Excel hiện nay 100 cơ mà sang Word, nó hốt nhiên dưng biến thành 99.99999999996!

Thật may, hạn chế lỗi này sẽ không khó. Thực tế, họ có 3 phương pháp xử lý lỗi định dạng số khi dùng Mail Merge. Chúng ta có thể chỉnh sửa bảng tính, tài liệu Mail-Merge hoặc biến đổi cách nhì file kết nối với nhau. Mặc dù chiến thuật này không nhiều người nghe biết nhưng nó hoàn toàn có thể là lựa chọn rất tốt - ngoại trừ bài toán không còn hỗ trợ cho Word 2016.

Lưu ý: Dù quá trình dưới phía trên được thực hiện trên Office năm nhâm thìn nhưng nó vẫn áp dụng được trên những phiên phiên bản Word với Excel khác.

Cách sửa lỗi format số khi sử dụng Mail Merge

1. Sử dụng Numeric Switch trong WordNumeric Switches mang lại trường trộn Mail-Merge2. Chỉnh sửa bảng tính ExcelCác code định dạng mang đến hàm TEXT của ExcelCẩn thận khi xử trí với hàm ROUND3. Thực hiện DDE Link

1. Thực hiện Numeric Switch trong Word

Cách đầu tiên để Mail Merge định dạng số từ bỏ Excel và đúng là chỉnh sửa tư liệu Word. Nỗ lực thể, các bạn sẽ áp dụng mã format số mong ước vào các trường trộn - Merge Field trong file Word. (Về cơ bạn dạng các trường trộn thông tin cho tư liệu Word biết cột như thế nào trong bảng tính Excel chứa dữ liệu cần xử lý.) Để vận dụng định dạng cho một trường, các bạn phải gồm một Numeric Switch (tên cũ là Picture Switch) trong ô code của ngôi trường đó.

Việc trước tiên bạn yêu cầu làm là biết code trường thực tế. Mở tài liệu Mail Merge cùng click vào tab Mailings ở phía bên trên cửa sổ. Đảm bảo đang tắt nút Preview Results để bạn cũng có thể thấy những trường Mail-Merge. Sau đó, bấm vào phải vào một trong những ô Mail-Merge (ví dụ «Donation») và chọn Toggle Field Code. Bạn sẽ thấy code mang lại trường đó, được xác định bởi những dấu ngoặc nhọn, ví dụ: MERGEFIELD Donation . Giờ sửa đổi code ngôi trường này chỉ bằng cách chèn code numeric switch vào thời gian cuối code như sau:

MERGEFIELD Donation # $#,##0.00

Phần mềm cung cấp sẵn nhiều code ảnh. Dưới đây là 4 ví dụ tương xứng với kết quả:

MERGEFIELD Cost # 00.00 01.00 MERGEFIELD Sales # $### $ 15 MERGEFIELD Sales # $#,##0.00 $ 1,500.00 MERGEFIELD Date
"MMMM d" November 26

Như bạn thấy, code Numeric Switch đồng nhất với code định hình Excel, nước ngoài trừ câu hỏi trước số là # với ngày là
. (Lưu ý: áp dụng dấu trích dẫn trong code ngày nhưng không có trong code số). Để xem các code hơn, hãy tới bảng bên dưới hoặc truy vấn trợ góp online mang lại numeric switch vào Microsoft Word.

Dưới đây là một số ví dụ cách những code trường số xử lý dữ liệu trong cột Sales ngơi nghỉ bảng tính Excel.


*

Thực tế, Word cùng Excel thực hiện cùng mã định dạng, vậy tại sao chúng không áp dụng cùng tài năng Format? Ví dụ, nguyên nhân không dùng hàm MergeField như thế này:

MERGEFIELD(Donation,"$#,##0.00")

Đây thực thụ là băn khoăn của không ít người và chắc rằng chỉ bao gồm Microsoft bắt đầu biết câu trả lời.

Lưu ý: lưu giữ rằng khi chúng ta thêm hoặc chuyển đổi Numeric Switch, công dụng sẽ không hiện ra ngay lập tức. Bạn phải cập nhật trường (click chuột buộc phải vào nó vào lựa chọn Update Field), hoặc nhấp nút Mailings > Preview Results. Thỉnh thoảng, các bạn phải tái diễn 2 cho tới 3 lần làm việc này. Nếu bạn đang dùng Mail-Merge Wizard, chúng ta có thể phải lùi lại một bước và trả tác nhằm xem tác động của những thay đổi vừa thực hiện.

Các Numeric Switch chuyển động tốt vào trường trộn nhưng quy trình sử dụng nó hơi khó nhớ cùng dễ mắc lỗi. Nếu bạn cũng thấy thế, hãy thử một trong những hai cách tiếp theo.

2. Sửa đổi bảng tính Excel

Đây là cách giúp đỡ bạn tránh gặp phải lỗi format sai số khi sử dụng Mail Merge. Vào bảng tính Excel, chèn một cột chứa công thức thay đổi số hoặc ngày trong Excel sang định dạng text bạn muốn hiện sinh hoạt tài liệu Mail Merge.

Xem thêm: Cách Sử Dụng Hàm Subtotal Đánh Số Thứ Tự Trong Excel Bằng Hàm Subtotal

Để làm cho điều này, bạn cần sử dụng hàm TEXT của Excel. Nó cho phép người dùng biến hóa số hoặc ngày sang định hình văn bạn dạng tương đương đúng chuẩn theo cách người tiêu dùng muốn. Nhược điểm của phương án này là bạn nên biết các code định dạng đó. Tuy vậy những code này hệt nhau với mã được sử dụng trong tác dụng định dạng Custom Number nhưng lại hiếm người dùng Excel biết đến việc tồn trên của chúng.

Mẹo: chúng ta nên định dạng những ô cất những phương pháp này theo những kiểu khác biệt như in nghiêng hoặc bằng một số trong những màu kỳ lạ khác nhằm nhắc chúng ta rằng hầu như số kia chỉ đối chọi thuần là văn bản. Ở phiên bạn dạng Excel cũ hơn, những số lượng này không thể được sử dụng trong phép tính. Ở Excel 2016, bạn cũng có thể dùng chúng trong phần nhiều công thức, nước ngoài trừ các hàm tổng như SUM cùng AVERAGE.

Ưu điểm của định hình số cùng ngày như text là đoạn text này được chuyển từ bỏ Excel vào tài liệu sử dụng Mail Merge không bị biến dạng. Các tùy chọn định dạng như font, kích thước, màu sắc đều không cố gắng đổi.

Các code định dạng cho hàm TEXT của Excel

Dưới đây là tủ đồ các code hay sử dụng nhất ở mặt phải. Điều nên ghi hãy nhờ rằng cả 0 với # đông đảo là các placeholder (dấu duy trì chỗ) cho những con số, mà lại 0 sẽ buộc số 0 hiện ở vị trí đầu tiên hoặc cuối cùng. # sẽ được sửa chữa thay thế bằng một vài nếu nó chưa phải số 0 mở màn hoặc cuối cùng. Bởi vì đó, mã 00000 sẽ đảm bảo an toàn số 0 ở đầu không xẩy ra cắt giảm khỏi các mã bưu năng lượng điện New Jersey.


Những code dành cho số, ngày tháng và thời gian hoàn toàn có thể được sử dụng trong hàm TEXT hoặc định dạng số tùy biến hóa (Custom) của Excel. Bên cạnh ra, bọn chúng cũng có thể được sử dụng trong Numeric Switches ngơi nghỉ Word Mail-Merge Field.

Lưu ý, tất cả sự khác biệt nhỏ tuổi giữa bí quyết code vận động trong Excel cùng Word sinh hoạt Microsoft 2013. Vào Excel, chúng ta có thể sử dụng M hoặc m cho tháng cùng phút. Trong số đông trường hợp, Excel đủ thông minh nhằm biết nhiều người đang nhắc đến đơn vị nào. Cầm cố nhưng, Word không chí lý như vậy. Chúng ta phải sử dụng chữ in hoa nhằm chỉ tháng. Cạnh bên đó, Excel cũng có thể có một code té sung, MMMMM, trả về tốt nhất một chữ viết tắt mang lại tháng (ví dụ: J, F, M, A, ).

Bổ sung một vài ba cột cất hàm TEXT vào bảng tính là giải pháp sửa lỗi format số khi sử dụng Mail Merge đơn giản. Bạn chỉ việc nhớ rằng đa số ô này dù trông như sẽ chứa những con số cơ mà không thể vận dụng hàm SUM và AVERAGE đến chúng. Giả dụ cần chuyển đổi chúng sang dạng số lần nữa, bạn chỉ cần dùng hàm VALUE.

Cẩn thận khi cách xử trí với hàm ROUND

Thay bởi vì hàm TEXT(), một trong những người thích dùng hàm ROUND() để giảm sút lượng số thập phân. Đúng như thương hiệu gọi, hàm ROUND() của Excel khoác định sẽ làm tròn số thập phân lên hoặc xuống sống vị trí người dùng lựa chọn. Ưu điểm của bí quyết này là các con số có tác dụng tròn đó chưa phải văn bạn dạng và vẫn có thể được dùng để tính toán. Trong tương đối nhiều trường hợp, mặc dù hàm ROUND() đều vận động tốt với Mail Merge, nhưng chúng ta cũng có thể muốn né xa nó vày những lý do sau:

Hàm ROUND ko giữ vết đô la hay vệt phẩy phân làn số hàng nghìn trở lên.Hàm ROUND sẽ giảm bớt các số 0 sinh hoạt cuối.Hàm ROUND thỉnh thoảng khiến cho Mail Merge hiển thị sai số thập phân. Ví dụ, tài liệu Mail Merge hiển thị 4 địa chỉ số thập phân trong những khi hàm ROUND đã chọn 2 hoặc 3.

Ở một vài trường hòa hợp hiếm gặp, hàm ROUND khiến cho Mail Merge hiện sai lệch số một chút. Ví dụ, thay vị hiện 1.0014, Mail Merge lại hiện tại 1.0013.

3. Thực hiện DDE Link

Hai giải pháp ở trên kha khá đơn giản, mà lại nếu có tương đối nhiều trường cần định dạng, chúng hoàn toàn có thể khiến các bạn sớm sờn bởi rất cần được nhớ mã định dạng với dù mã tương đương nhau nhưng mà chúng hoàn toàn có thể được sử dụng theo rất nhiều cách khác nhau.

Một phương án nhẹ nhàng, dễ dàng là link Word với workbook Excel qua DDE (Dynamic Data Exchange), giỏi hơn câu hỏi thực hiện quá trình liên kết cố định và thắt chặt thông thường. Nghe bao gồm vẻ phức hợp nhưng nếu bạn đã thuần thục Mail Merge, DDE chỉ nên chuyện nhỏ. Nó là quá trình hai bước đối kháng giản. Bước đầu tiên tiên, bạn chỉ việc bật Word nhằm mở file qua DDE. Quy trình này chỉ cần thực hiện nay một lần mà thôi.

Office năm nhâm thìn có cung ứng DDE? Dynamic Data Exchange là technology cũ. Có lúc nó chạy ổn mà lại cũng có lúc không có chức năng gì vào Office 2016. Chúng ta nên mở nguồn dữ liệu Excel trước khi truy cập nó từ Word. Thường thì với các nguồn tài liệu Excel, bạn phải ban đầu nhập dữ liệu từ hàng đầu tiên của bảng tính. Nếu đủ kiên nhẫn, bạn cũng có thể dùng DDE vào Office 2016).

Để thiết lập Word 2013 cho links DDE, hãy triển khai những cách sau:

Click File > Options.Nhấp tab Advanced nghỉ ngơi phía bên trái và cuộn xuống mục General.Tích vào ô Confirm file format conversion on open.

Từ tiếng trở đi, các bạn không bao giờ phải làm cho lại những thao tác làm việc trên. Thời gian này, bạn có thể mở bạn dạng sao Word dưới nhiều định dạng và băng thông khác nhau, bao hàm IDE. Ảnh hưởng độc nhất là mỗi lần mở file không phải Word, chương trình sẽ đến bạn thay đổi lựa chọn.

Bước trang bị hai và sau cuối là lựa chọn nguồn dữ liệu cho quá trình Mail Merge (ở cách 3 của Mail Merge Wizard trong Word hoặc sau thời điểm nhấn nút Select Recipients vào ribbon Mailings). Tiếng bạn chỉ cần thực hiện thêm 3 click chuột.


Sau khi vẫn chọn dữ liệu muốn sử dụng, một hộp thoại Confirm Data Source bắt đầu sẽ hiện tại ra.Loại links mặc định là OLE, nhưng không hẳn liên kết bạn muốn.Trong hộp thoại Confirm Data Source, click vào ô Show all.Trong list loại tệp tin mở rộng, lựa chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls). (Sử dụng tùy chọn này trong cả khi đang dùng định dạng file Excel new hơn: *.xlsx.)Nếu được yêu thương cầu, hãy xác thực rằng bạn đang chọn Entire Spreadsheet.

Nếu đã lựa chọn bảng tính mang đến tài liệu Word, bạn có thể phải chọn lại nó tuy vậy lần này qua liên kết DDE. Cầm là xong! từ giờ, format Excel của bạn sẽ được áp dụng đúng đắn trên những tài liệu Word Mail Merge với bạn chỉ việc nhớ đặt dữ liệu muốn hòa hợp nhất nằm trong bảng tính thứ nhất của workbook Excel.

Xem thêm: Học Phí Đại Học Văn Lang Là Bao Nhiêu? Cập Nhật Mới Nhất Học Phí Đại Học Văn Lang Là Bao Nhiêu

Trên đây là cách sửa lỗi định hình số trong Mail Merge. Mong muốn chúng hữu ích với những bạn. Nếu bao gồm cách như thế nào khác, đừng ngại chia sẻ với shop chúng tôi nhé.

kimsa88
cf68