CÁCH TRỘN THƯ TRONG EXCEL 2003

     

Phần cuối của loạt bài hướng dẫn sử dụng ứng dụng văn phòng Microsoft Word 2003 đề cập mang lại cách sử dụng tác dụng trộn thư (Mail Merge)

29. Trộn thư (Mail Merge) trong Word 2003

Tính năng trộn thư là một trong những trong những tiện ích nhưng Word 2003 giúp người sử dụng giảm xứng đáng kể thời gian xử lý văn bạn dạng trên sản phẩm công nghệ tính. Thay thể, Mail Merge đã chèn tin tức dữ liệu khác biệt vào một tài liệu văn bản cố định bằng phương pháp kết vừa lòng 2 nguồn thông tin làm 1.Bạn đã xem: phương pháp trộn thư vào excel 2003

Mail Merge quan trọng đặc biệt hữu ích nếu như bạn muốn chèn thông tin như tên, tuổi, địa chỉ… trong danh sách để giữ hộ thư mời, thư cảm ơn… Đầu tiên chúng ta cần sẵn sàng 2 tập tin văn bạn dạng riêng biệt trước lúc trộn với nhau, một tập tin đã chứa dữ liệu dạng danh sách cần chèn vào mẫu mã (nhân viên, tên, tuổi…) tập tin còn lại sẽ chứa tài liệu (ví dụ mẫu mã thư báo, thư ngỏ…).

Bạn đang xem: Cách trộn thư trong excel 2003

Có thể hiểu phương pháp sử dụng Mail Merge trải qua sơ đồ vật như sau:


*

Để dễ hiểu, bài viết sẽ triển khai một ví dụ như thông dụng, sẽ là in thư mời cho toàn bộ khách hàng.

Thực hiện trộn thư:

1. Nhập liệu chủng loại thư mời, chăm chú phần thương hiệu và địa chỉ khách hàng thì nhằm trống để có thể nhập liệu sau này. Kế đến bạn vào menu Tools > Letters & Mailings > Mail Merge


*

2. Ở thanh công cụ Mail Merge xuất hiện mặt phải màn hình hiển thị Word 2003, chọn mẫu tư liệu là Letters > Next để tiếp tục.


*

3. Màn hình kế yêu cầu bạn chọn tập tin nào dùng làm tài liệu chính. Trong trường hợp chúng ta dùng tài liệu hiện tại hành thì lựa chọn Use the current document và nhấp Next.


*

4. Màn hình tiếp đến bạn chọn nơi nhận, làm việc ví dụ này họ sẽ sinh sản một list mới nên chúng ta chọn vào Type a new list, xong xuôi nhấp vào Create…


*

5. Vỏ hộp thoại này được cho phép bạn nhập danh sách những trường ngôn từ cần đưa vào thư của người tiêu dùng hàng loạt, ví như có các trường dư thừa, bạn xoá bằng phương pháp chọn Customize…, hộp thoại Customize Address List chọn các mục trong Field Names cùng nhấp Delete nhằm bỏ.


Xong nhấp OK, màn hình hiển thị sẽ trở về phần New Address danh sách nhưng lần này đang được vứt bớt thông tin không phải thiết, các bạn nhập thông tin vào, nhập ngừng bạn nhấp New Entry để nhập tiếp, cứ nuốm lần lượt đến hết danh sách rồi chọn Close. 

Hộp thoại mở ra yêu cầu chúng ta lưu tập tin, nhấp Save thì màn hình sẽ mở vỏ hộp thoại Mail Merge Recipients như sau:


6. Trong vỏ hộp thoại này thì các thông tin chúng ta đã nhập sẽ tiến hành thể hiện, nhấp OK để đồng ý. Tiếp sau bạn nhấp Next tại thanh Mail Merge, màn hình hiển thị này sẽ cho bạn viết thư.


7. Trên đây bạn nhấp vào liên kết More items… để thêm những trường (fields) vào tài liệu, hộp thoại Insert Merge Field đã xuất hiện.

Xem thêm: Uống Nước Mơ Ngâm Đường Có Béo Không, Uống Nước Mơ Có Giảm Cân Không


8. Tại đây bạn lần lượt chọn những dòng First Name, Last Name Company Name rồi nhấn Insert, các Field được chèn sẽ có được dạng sau trên màn hình hiển thị soạn thảo.


Tiếp theo chúng ta nhấp Next nghỉ ngơi thanh Mail Merge, màn hình soạn thảo sẽ chuyển các Field thành dữ liệu cho mình xem trước, bên trên thanh Mail Merge sẽ hiện ra như sau:


9. Màn hình này thông tin Mail Merge đã chuẩn bị tạo trộn thư đến bạn, để chỉnh lại những thư bạn nhấp vào mục:


Word 2003 sẽ xuất hiện thêm một tài liệu mới gồm tiêu đề là Letter 1 và ngôn từ là toàn cục thư đã có được trộn tự 2 tư liệu ban đầu. Đến đây bạn có thể tiến hành in hay lưu giữ vào máy.


30. In tài liệu:

Để in tài liệu ra giấy, các bạn vào thực đơn File > Print tốt nhấn tổng hợp phím Ctrl + P, vỏ hộp thoại Print sẽ xuất hiện:


Tại hộp thoại này bạn chăm chú các mục sau:

Printer: hiển thị thông tin của sản phẩm in.Page range: cho phép bạn quy định in trang nào, gồm các mục:All: In cục bộ tài liệu.Current Page: In trang hiện thời.Pages: được cho phép bạn nhập số trang bắt buộc in


Ví dụ ý muốn in trang 1, 2, 4 với từ 7 mang đến trang 12 thì chúng ta nhập vào như sau: 1,2,4,7-12.

– Copies: chỉ số phiên bản cần in.

Xem thêm: Tìm Hiểu Bảng Tra Cứu Khối Lượng Riêng Của Nước Theo Nhiệt Độ Là Bao Nhiêu?

./.